Política de privacidad
1. ¿Quién es el responsable?
PlagaSync (en adelante, “PlagaSync”, “nosotros” o “la plataforma”), con domicilio en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander, Colombia, es el responsable del tratamiento de los datos personales que se recopilan a través del sitio web y de la plataforma de gestión PlagaSync.
Para cualquier consulta relacionada con privacidad puede escribirnos a hola@plagasync.app.
2. ¿Qué información recopilamos?
Recopilamos los siguientes tipos de información:
| Datos de cuenta | Nombre, correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa y rol dentro de la organización. Suministrados al momento del registro. |
| Datos de clientes finales | Nombre, dirección, teléfono y correo de los clientes de su empresa de control de plagas, ingresados por usted como usuario de PlagaSync. |
| Datos de técnicos | Nombre, teléfono, inventario asignado y ubicación geográfica aproximada cuando el técnico tiene activa la función de mapa en vivo. |
| Datos de servicio | Órdenes de servicio, diagnósticos, certificados PDF, cotizaciones, planos de cebaderas y reportes de campo creados dentro de la plataforma. |
| Datos de uso y técnicos | Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, fecha y hora de acceso y eventos de uso de la aplicación. Las estadísticas de visitas y de velocidad del sitio se miden sin cookies y de forma anónima. |
| Datos de medición publicitaria (solo si usted lo autoriza) | En el sitio público y en el registro: páginas visitadas, clics para contactarnos, si vio el video y si creó su cuenta o su empresa, junto con la IP, el navegador y los identificadores de las cookies de Meta. Al crear la cuenta, su correo, teléfono y nombre viajan cifrados con SHA-256 (no se pueden leer). Ver la sección 10. |
| Datos procesados por IA | Consultas enviadas al asistente IA de la plataforma. Estos mensajes y fragmentos de datos operativos (órdenes, inventario, clientes) son enviados a la API de Google Gemini para generar respuestas. No se incluyen contraseñas ni datos de pago. |
| Datos de pago | Hoy PlagaSync es gratuito y no solicita ni almacena datos de tarjetas ni de cuentas bancarias. Si más adelante se habilitan pagos, esta política se actualizará antes e indicará quién procesa esos datos. |
3. ¿Para qué usamos su información?
Utilizamos sus datos con las siguientes finalidades:
- Proveer, mantener y mejorar los servicios de PlagaSync.
- Crear y gestionar su cuenta y la de su organización.
- Generar reportes, certificados PDF y planos de cebaderas asociados a sus clientes.
- Mostrar la ubicación de técnicos en el mapa en vivo dentro del panel de administración.
- Proveer el asistente IA conversacional, que envía fragmentos de datos operativos de la organización (sin datos de pago ni contraseñas) a la API de Google Gemini para generar respuestas personalizadas.
- Enviar notificaciones transaccionales relacionadas con su cuenta (confirmaciones, alertas de inventario, recordatorios de servicio).
- Brindar soporte técnico y atender solicitudes.
- Cumplir con obligaciones legales o regulatorias aplicables en Colombia.
- Analizar patrones de uso agregados y anónimos para mejorar la experiencia (Vercel Web Analytics y Speed Insights, sin cookies).
- Solo con su autorización: medir qué anuncios de PlagaSync en Meta (Facebook e Instagram) traen empresas a la plataforma y mostrar nuestra publicidad a quien visitó el sitio (sección 10).
4. Base legal del tratamiento
El tratamiento de sus datos se fundamenta en las siguientes bases legales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
- Ejecución del contrato: los datos necesarios para prestar el servicio de software contratado.
- Consentimiento: para comunicaciones de marketing, funcionalidades opcionales (mapa en vivo de técnicos) y las cookies de publicidad de Meta, que solo se activan si usted las acepta.
- Obligación legal: cuando la normativa colombiana exija la conservación o reporte de información.
- Interés legítimo: para la seguridad de la plataforma, prevención de fraude y mejora continua del servicio.
5. Compartir información con terceros
Podemos compartir información con los siguientes proveedores de servicios, únicamente en la medida necesaria para operar la plataforma:
| Proveedor | Función | País | Garantía |
|---|---|---|---|
| Clerk Inc. | Autenticación y gestión de usuarios | Estados Unidos | DPA + SCCs |
| Supabase Inc. | Base de datos y almacenamiento de archivos | Estados Unidos | DPA disponible |
| Vercel Inc. | Infraestructura de hosting y CDN | Estados Unidos | DPA + SCCs |
| Google LLC (Gemini API) | Procesamiento de lenguaje natural para el asistente IA. Recibe fragmentos de datos operativos de la organización para generar respuestas. | Estados Unidos | Google Cloud DPA · SCCs |
| Resend / SendGrid | Envío de correos transaccionales | Estados Unidos | DPA disponible |
| Meta Platforms, Inc. | Solo si usted acepta las cookies de publicidad: medición de anuncios (píxel de Meta y API de Conversiones). Meta también trata estos datos según su propia política de privacidad. | Estados Unidos | Autorización expresa del titular (art. 26, Ley 1581/2012) |
Todos los proveedores están contractualmente obligados a proteger sus datos y a usarlos únicamente para prestar los servicios indicados.
6. Transferencias internacionales
Algunos proveedores listados arriba procesan datos fuera de Colombia. En cada caso exigimos garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo, DPA o certificaciones equivalentes) para asegurar un nivel de protección equivalente al exigido por la Ley 1581 de 2012.
7. Retención de datos
| Datos de cuenta activa | Durante toda la vigencia de la suscripción + 5 años |
| Registros de servicios y certificados | 10 años (requisito INVIMA para empresas de saneamiento) |
| Datos de técnicos / ubicación | 90 días desde la última sesión activa |
| Logs de seguridad y acceso | 12 meses |
| Datos de facturación | 5 años (obligación tributaria DIAN) |
Al cancelar su suscripción puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos. Conservaremos únicamente lo exigido por ley.
8. Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas que incluyen:
- Cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256) para toda la información almacenada.
- Autenticación multifactor disponible para todos los usuarios.
- Aislamiento de datos por organización mediante Row Level Security (RLS) en la base de datos.
- Auditoría de accesos y logs de seguridad.
- Revisiones periódicas de vulnerabilidades y actualizaciones de dependencias.
9. Sus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer qué datos personales suyos tenemos almacenados.
- Actualizar o corregir información inexacta o incompleta.
- Suprimir sus datos cuando no sean necesarios para la prestación del servicio o cuando revoque su consentimiento.
- Revocar el consentimiento otorgado para finalidades específicas.
- Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, consulte nuestra página de Habeas Data.
11. Menores de edad
PlagaSync es una plataforma de software empresarial no dirigida a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores. Si identifica que un menor ha proporcionado datos sin autorización, contáctenos para eliminarlos de inmediato.
12. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cuando los cambios sean materiales, le notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la plataforma con al menos 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en la sección Legal → Privacidad de este sitio.
13. Contacto
Para consultas sobre privacidad, protección de datos o ejercicio de derechos: